Předávání zpětné vazby je důležitou součástí rozvoje zaměstnance. Na tom se shodnou téměř všichni – firmy, jejich majitelé či ředitelé, vedoucí zaměstnanci, HR oddělení i samotní zaměstnanci.

Nicméně ne vždy se shodnou na formě, způsobu a četnosti, jak tuto zpětnou vazbu předávat.

Nutno podotknout, že je důležité, jakou zpětnou vazbu podáváme. Může být totiž veskrze pozitivní, u ní obvykle zásadní problém nebývá (i když i tady se dá udělat více škody, jak užitku). Je však nezbytné dávat také kritickou negativní zpětnou vazbu. S ní již mívají problém nejen zaměstnanci, ale i jejich vedoucí.

Kritika je totiž něco, co obvykle neradi slyšíme i neradi dáváme. Nebo naopak můžeme mít tendenci ji dávat pořád, protože přeci „jen díky tomu, že dotyčný ví, co dělá špatně, se může posunout dál…“.

Za zásadní při kritice totiž považuji intenzitu, četnost a způsob, jak je poskytována.

V tomto článku se chci více věnovat tomu:

•  jaké aspekty vstupují do toho, jak na kritiku zaměstnanci reagují (ať již je dávána jakýmkoliv způsobem),
•  jak mohou vedoucí poskytovat efektivní kritickou zpětnou vazbu,
•  jak vy jako HR můžete podpořit jak zaměstnance v přijímání kritiky, tak jejich vedoucí v jejím dávání.

Co vše ovlivňuje reakci zaměstnance na kritickou zpětnou vazbu? Jaké aspekty vstupují do toho, jak na kritiku reagují?

Zaměstnanec je člověk. Je to osobnost, která se vyvíjela v nějakém socio-kulturním prostředí. Na jeho způsob přemýšlení, reakce a chování měla vliv jeho výchova, toto prostředí samotné, jeho osobnost – silné i slabé stránky.

Proto nelze očekávat, že když použiji při předávání zpětné vazby klasický hamburger efekt (to špatné obalím tím, co se mu povedlo), tak z toho bude nadšený a bude vděčný, že díky tomu se může posunout. Jen tak mimochodem – hamburger efekt je již přežitým nástrojem.

Za jakých okolností může vedoucí poskytovat efektivní kritickou zpětnou vazbu?

Chce-li vedoucí poskytnout efektivní kritiku, je vhodné pohlédnout na zaměstnance z více stran. Může si položit tyto otázky, které mu pomohou s přípravou kritické zpětné vazby. Aby komunikace vedoucího se zaměstnancem byla opravdu s výsledkem „vezme si z toho zlepšení“, je dobré zaměstnance znát a rozumět i jeho motivům pro práci:

–          Co je pro zaměstnance skutečně důležité? Je to jeho výplata a její výše? Je to rodina a volný čas? Je to možnost seberealizace?

–          Jaký druh práce a komunikace jej motivuje k výkonnosti? Má rád, když mu vše řeknete přesně a on to vykoná? Nebo raději pracuje sám a potřebuje volnost? Miluje adrenalin a kritika je jeho způsob, jak se posouvá dál? Nebo je nejraději v klidných vodách?

–          Jaké jsou jeho obvyklé reakce na druhé lidi (kolegy v oddělení), když se něco pokazí? Dostává se do stresu, zapojuje se do řešení?

–          Jaké byly jeho reakce na minulé kritické zpětné vazby, které od vás či jiných nadřízených dostal? Co v nich bylo to, co jej namotivovalo a byl za kritiku rád? Co naopak to, co jej ještě více uzemnilo a on naopak rezignoval na jakékoliv zlepšení?

Zaměstnance již vedoucí zná. A co on samotný? I to totiž ovlivňuje, jakým způsobem dobrou kritickou zpětnou vazbu podávat. Na co se sám sebe může zeptat vedoucí?

–          Co je mi nepříjemné na tom, když kritizuji svého kolegu?

–          Kdy kritiku používám a jakým způsobem? Jsem přímý až tvrdý, nebo chodím kolem horké kaše a čekám, že si to kolega uvědomí sám?

–          Jak mám ve zvyku hodnotit? Hodnotím kolegu samotného – jaký je, co neumí, nebo se zaměřuji více na výsledky jeho práce a jeho přístup?

–          Jak budu asi reagovat ve chvíli, kdy se kolega začne kritice silně bránit, nebo se rozhovor nebude vyvíjet tak, jak jsem si představoval?

Díky těmto pozorováním se vedoucí bude moci lépe připravit na setkání se zaměstnancem. Na podání kritiky tak, aby byla co nejvíce respektující a zároveň motivující ke zlepšení.

Prakticky pak to, jestli má kritiku obalovat a mluvit velmi opatrně, nebo naopak jít bez obalu přímo k věci. Jestli mu má nabízet možnosti k řešení nebo naopak s ním dohodnout jen termín a způsob a řešení již nechat na něm. Předem si připravit možné scénáře jeho reakcí na očekávané i neočekávané reakce zaměstnance.

Možná bude první reakce silně negativní a teprve po určité době se k danému tématu může vedoucí vrátit znovu a zaměstnanec bude více otevřený řešení. Nebo naopak může počítat s tím, že to špatné chce slyšet, protože je to pro něj motor a bude vděčný za to jít okamžitě ke kořeni problému a hledání řešení.

Jak může HR podpořit vedoucí v jejich snaze o předávání efektivní zpětné vazby?

–          Můžete dát vedoucím k dispozici tento krátký článek 😊,domluvit jim individuální koučink na téma zpětné vazby,  případně Vám pomůžeme uspořádat workshop „Jak poskytnout efektivní zpětnou vazbu – individualizovanou a cílenou“ nebo rovnou Vám a Vaším kolegům pomůžeme zrealizovat analýzu – práce se zpětnou vazbou se zaměřením na proces, jeho nastavení, efektivitu a individualizované řešení.

–          Můžete cíleně vedoucí vést v rozvoji jejich empatických dovedností – respektující přístup k druhým, ale i k sobě,

–          Můžete vyžadovat a podporovat vedoucích zaměstnance v podávání zpětné vazby nejen jednou ročně při ročním hodnocení, ale i mimo tyto oficiální termíny – pravidelná setkávání se F2F, reagování na každodenní práci, poskytování zpětné vazby u všech důležitých úkolů, poskytování nejen kritické, ale i pochvalné zpětné vazby.