Jaké klíčové faktory byste měli zvážit, než si najmete personální agenturu?

Firmy se v současné době obvykle bez služeb personální agentury při náboru a zajištění personálu neobejdou. Využívat služeb personální agentury má mnoho výhod i nevýhod. Proto, před tím, než nějakou najmete, je vhodné se zamyslet nad několika klíčovými faktory. Položit si několik zásadních otázek, které nám mohou pomoci rozklíčovat, která z agentur přichází v úvahu a kam rozhodně nevstupovat.

V tomto článku se budu zaměřovat na nábor a zajištění personálu typicky pro výrobní firmy – tzv. dočasné přidělení. I když mnoho z těchto principů platí i pro rozhodování se o výběru personální agentury pro další služby.

Je obvyklé, že výběr agentury není vždy jen o vašem HR rozhodnutí, je to záležitost vedení firmy a domluvení obchodních podmínek. Proto budete pravděpodobně agenturu vybírat (nebo jste ji již vybírali) spolu s obchodním (nákupním) oddělením.

Samozřejmě, že na výběr agentury mají vliv faktory jako:

• Cena a podmínky služby, storno poplatky,
• Flexibilita poskytování služeb,
• Fakturační podmínky,
• Rozsah služeb apod…

Ráda bych vás však podpořila v tom, se na výběr podívat trochu jinak. Za pomocí zodpovězení si následujících otázek, které mimochodem i s faktory výše pracují.

Otázka 1: Co konkrétně naše firma potřebuje?

Jděte hodně do hloubky. Kolik lidí potřebujeme? Jakou kvalifikaci očekáváme? Chceme zvyšovat počet zaměstnanců, nebo chceme stabilizovat? Máme dlouhodobý plán, nebo jde jen o vykrytí velmi rychlého a krátkodobého výkyvu?

Otázka 2: Jak je naše firma připravena na agenturní zaměstnance. Nový způsob práce?

Máme se spoluprací s agenturou zkušenosti? Víme, jak taková forma spolupráce funguje? Co je důležité mít zajištěno na naší straně? Co bude povinností a odpovědností agentury? Jak chceme propojit/prolnout stávající personál s novými agenturními zaměstnanci? Jsme ochotni a připraveni přijímat cizojazyčné zaměstnance a co to znamená pro naše zaměstnance?

Otázka 3: Jak konkrétně se musí změnit personální a komunikační procesy uvnitř firmy? Jak chceme, aby komunikace a spolupráce uvnitř firmy i směrem od/do agentury fungovala?

Co bude vstup nové agentury práce znamenat pro stávající HR a komunikační procesy uvnitř firmy? Co např. vstup do docházkového systému, systém vedení náboru, komunikace mezi vedoucími, zástupci agentur a HR, komunikace o potřebách náboru, jejich schvalování, výběrová řízení? Co si potřebujeme vyjasnit, napsat, přeskupit, aby nám to fungovalo hladce a ku prospěchu všech stran? Jaké změny v přístupu to bude znamenat na straně HR a našich vedoucích?

Otázka 4: Co očekáváme, že si plně zajistí agentura a jaké máme požadavky na jejich zástupce?

Jakou očekáváme úroveň proaktivity, otevřenosti a samostatnosti na straně zástupců agentury? Chceme je jako poslušné nosiče vody, nebo očekáváme, že budou naším skutečným business partnerem s proaktivním přístupem? Jak mají zástupci agentur vystupovat směrem k našim vedoucím? Jaké vlastnosti a kvality zástupců agentury jsou pro nás důležité?

Otázka 5: Jakou etiku, hodnoty zastává agentura práce?

Jsou její hodnoty, její nastavení, a to nejen na papíře, v souladu s naší firemní politikou, s naší politikou HR? Tento bod může mít velký vliv na pověst agentury, její schopnost zajišťovat personál v té kvalitě v jaké požadujete, stabilitu.

Otázka 6: Jaká pověst je spojena s personální agenturou? Chtějte znát její zákulisí…

Jaké zkušenosti s ní mají jiné firmy v lokalitě, jaké má zázemí, jaká je její velikost? Zde je možné se dívat a pídit i po jejich ekonomické stabilitě. Chtít znát data o jejich fluktuaci, fluktuaci firem, kam personál zajišťují, reference lidí, kteří pro ni pracují/pracovali. Chtějte znát její zákulisí, jak funguje uvnitř. Jak silné jsou jejich interní procesy?

Otázka 7: V neposlední řadě jsou důležité také smluvní a finanční podmínky spolupráce. Zde pravděpodobně budete jako HR v úzkém propojení s obchodním/nákupním oddělením. Z pohledu HR vidím jako důležité si umět odpovědět. Jakou výhodu kromě té finanční mi může spolupráce přinést? Co se stane, pokud nebude agentura schopna naplňovat finanční a smluvní podmínky spolupráce?

Jasně, toto je ideální stav a v ideálním stavu firmy nefungují a občas platí staré české „vyšší bere“, v tomto případě např. „nižší náklady“, „omezení interními příkazy“, „omezený rozsah povolených dodavatelů“ apod.

Výše uvedené otázky vám mohou velmi detailně pomoci v rozhodování.

Pokud však nechcete být v rozhodování sami, nabízíme vám tímto možnost konzultace na toto téma, případně pomoc s rozklíčováním ve vaší konkrétní situaci.

Přeji hodně štěstí při výběru té správné personální agentury a hladkém průběhu její integrace.

V případě, že byste rádi konzultaci v této oblasti, kontaktujte nás radka@najdikouce.cz

Autorka článku: Lenka Šťastná